- Uitdagend parcours
- Gezellige dorpsloop
- Duurzaam georganiseerd
Privacy verklaring bij inschrijven
Versie 15 april 2025
De organisatie van Run Scherpenzeel Run verzamelt voor een optimale deelname aan en beleving van ons evenement persoonlijke gegevens van u. We lichten hierbij toe hoe wij deze gegevens gebruiken.
Uw privacy is voor de organisatie van Run Scherpenzeel Run van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we allemaal doen met informatie die we over u te weten komen.
Als u vragen hebt, of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met de organisatie van Run Scherpenzeel Run.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij hebben een gerechtvaardigd belang om contact met onze deelnemers te houden (zie 1) en om ons evenement te promoten (zie 2). Wij gebruiken uw gegevens:
Voor de uitvoering van onze overeenkomst met u en met name om:
- uw inschrijvingen te beheren via inschrijven.nl , uw betaling te ontvangen en u te voorzien van klantenondersteuning, o.a. klantservice communicatie te bezorgen (ook via e-mail of andere middelen) waaronder reserveringbevestigingen, herinneringen;
- het verloop van het evenement te beheren, en o.a. om de lokalisatie van de deelnemers toe te laten en voor de veiligheid van het event;
- een klassement van de deelnemers op te stellen;
- foto’s, video’s en audiovisueel materiaal van het evenement te nemen;
de publieke aankondiging van het klassement en de foto’s, video’s of audiovisueel materiaal op de website van het evenement, op de website van hardloopuitslagen.nl en uitslagen.nl of andere media kanalen te publiceren; - voor onze gerechtvaardigde zakelijke belangen:Om foto’s en video’s waarop u staat afgebeeld te gebruiken voor sfeerbeelden, voor de promotie van het evenement en de volgende edities ervan (o.a. op sociale media’s)*;
- om onwettig gedrag te voorkomen of op te sporen, om onze wettelijke rechten te beschermen of te handhaven of in andere gevallen toegestaan door de wet.
* Voor foto’s, video’s en audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die duidelijk de bedoeling hebben om uw persoon als centrale figuur af te beelden en te promoten, zal uw toestemming worden gevraagd bij gebruik ervan voor promotiedoeleinden.
Welke gegevens worden door ons gebruikt?
- Naam en voornaam;
- Leeftijd;
- Geslacht;
- Adres, Postcode, Woonplaats, Land;
- Emailadres;
- Telefoonnummer;
- Telefoonnummer voor dringende oproepen;
- Startnummer;
- Betalingsdetails;
- Informatie die u ons doorstuurt in het kader van uw communicatie met ons.
Naast deze gegevens gebruiken wij soms ook de volgende gegevens die u betreffen:
- Foto’s, video’s en ander audiovisueel beeldmateriaal;
- Lokalisatie (track & trace) tijdens het evenement;
- Resultaten voor publicatie;
Hoe lang worden deze gegevens bewaard en uw informatie onderhouden?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig om u de door u gevraagde diensten te kunnen verlenen, voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven en voor de wettelijke doeleinden waarvoor wij verplicht zijn de informatie te bewaren.
Uw e-mailadres wordt bewaard voor onbepaalde duur om u te kunnen informeren over andere evenementen in de gemeente Scherpenzeel. U heeft altijd het recht om te vragen geen informatie meer te ontvangen en uw contactgegevens zullen dan worden gewist.
Bij uitzondering zullen de foto’s en ander audiovisueel beeldmateriaal voor promotionele doeleinden en sfeerbeelden kunnen worden gebruikt voor onbepaalde duur.
Wij zullen uw gegevens veilig verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden.
Met wie delen wij uw gegevens en waarom?
Wij doen een beroep op derden, onderaannemers, externe dienstverleners, andere instanties, die gespecialiseerd zijn in bepaalde taken:
- tijdsmeting, inschrijvingen, opstellen van klassement, nemen van foto’s, technische ondersteuning, marketing, rapportage, enz;
- cloud computingproviders, die de IT-infrastructuur leveren waarop onze producten en systemen zijn gebouwd;
Met deze derden hebben wij de nodige afspraken gemaakt: zij zullen uw gegevens enkel verwerken voor de uitvoering van hun overeenkomst met ons.
Wij geven uw gegevens niet aan derden door, behalve:
- Overheidsinstellingen of andere bevoegde instanties waar dit wettelijk is toegestaan of vereist of voor medische of veiligheidsredenen (bijvoorbeeld indien u zich tijdens het evenement onwel zou voelen);
- voor publicatie van de resultaten en foto’s, video’s of ander audiovisueel materiaal in de diverse communicatiekanalen van het evenement, indien u daarmee heeft ingestemd.
- Het opstellen van een klassement van deelnemers is inherent aan een competitie zoals het evenement. Het maakt dus deel uit van de overeenkomst omtrent de deelname aan het evenement.
- Het klassement van uw resultaten wordt meegedeeld aan het publiek (ook de media) alsook promotiebeelden en sfeerbeelden waaronder foto’s en ander audiovisueel materiaal.
- De resultaten worden gepubliceerd op de website, alsook op de website van hardloopuitslagen.nl en uitslagen.nl en op andere websites of in andere media.
Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens
U heeft het recht op inzage en correctie van uw persoonsgegevens.
Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder. U hebt de volgende rechten:
uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
het laten corrigeren van fouten
het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
intrekken van toestemming
bezwaar maken tegen een bepaald gebruik
Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Een identiteitsbewijs kan worden gevraagd.
Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:
Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord
De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd systeem
Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer onze website wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.
Klacht indienen
Als u vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan willen wij proberen u te helpen.
Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.
Organisatie Run Scherpenzeel Run